Time management l’illusione del multi-tasking

Qualche settimana fa abbiamo parlato della “To Do List”, uno strumento efficace per organizzare il nostro lavoro, gestendo al meglio il nostro tempo.
Siamo tutti consapevoli di quanto quest’ ultimo sia una risorsa sempre più preziosa per tutti e, ogni giorno, cerchiamo soluzioni per migliorare la nostra efficienza, cercando di realizzare e produrre il massimo nel minore tempo possibile, per poter portare a temine tutto quanto abbiamo pianificato.

Abbiamo una certa tendenza a credere che uno dei segreti della produttività sia nell’essere multi-tasking, riuscendo a compiere più cose contemporaneamente.

Forse, non tutti sanno o ricordano, però, che il termine multi-tasking viene dal mondo dell’informatica, per esprimere la capacità dei sistemi operativi di elaborare più programmi contemporaneamente e saperli gestire indipendentemente uno dall’altro.

time_managementMa sapete qual è la buona notizia?
Che noi non siamo macchine e il nostro cervello non funziona come un sistema operativo, pur essendo altrettanto o molto più sofisticato.

Secondo Etienne Koechlin della Ecole Normale Supérieure de Paris, esperto di neuroscienze cognitive, il nostro cervello non può svolgere più di due mansioni nello stesso tempo.

Le tecnologie permettono, è vero, di portare avanti più attività contemporaneamente, ma ciò non significa che queste vengano esercitate con buoni risultati e neppure che sia positivo per noi.
Anzi, l’essere costantemente tempestati dai media e immersi in una realtà altamente tecnologica, – che ci ha portati a sviluppare rapporti quasi simbiotici con i nostri computer, cellulari, tablet – conduce a ciò che viene chiamata “disattenzione intermittente”, che non porta certo grandi benefici in termini di produttività.

Facciamo un esempio molto pratico in cui tutti si possano riconoscere, anche se con qualche variazione.

Pensiamo a quando, per esempio, rispondiamo al telefono cellulare, nel momento in cui stiamo lavorando a qualcosa di importante sul nostro tablet o al computer.
Magari, stiamo rivedendo, con il commercialista, la nostra contabilità annuale. Dall’altra parte, veniamo chiamati dalla web agency a cui abbiamo affidato la nostra immagine, che ci chiede di valutare, in quel momento, una serie di grafiche per la realizzazione del nostro sito aziendale. E’ urgente e, così, stacchiamo per guardare la mail con le proposte creative. Si tratta di due attività molto diverse tra loro. Lo sforzo che compiamo per concentrarci sulle grafiche è notevole, molto più di quanto riusciamo a percepire: dobbiamo, infatti, dimenticare quanto stavamo facendo per poter trovare la concentrazione richiesta. Questa operazione richiede tempo al nostro cervello. Una volta fatta la scelta per l’agenzia, ulteriore tempo ed energia dovranno poi essere impiegati per ritornare sui nostri conti, con quella stessa concentrazione con cui stavamo lavorando, prima della telefonata. Solo che, a questo punto, potremmo avere perso di vista dei passaggi a cui stavamo giungendo prima che l’agenzia s’inserisse nella nostra mansione.

In un’intervista alla BBC, il dottor Etienne Koechlin ha sottolineato che: “Puoi cucinare e al tempo stesso parlare al telefono, ma non puoi realmente svolgere una terza attività, come provare a leggere il giornale”

Ormai, siamo quasi tutti abituati a lavorare così. Ma siamo sicuri che sia il miglior metodo e che i risultati siano quelli che vogliamo?

Come funziona il nostro cervello?

Un articolo del Corriere della Sera, di qualche anno fa, ben ci racconta l’esperimento effettuato da Etienne Koechlin e dal suo team, su un campione scelto di 32 volontari.

I soggetti hanno accettato di essere sottoposti a risonanza magnetica durante lo svolgimento di un solo compito e, successivamente, mentre compivano due compiti differenti, ma simili, nello stesso momento.
Lo studio ha evidenziato come nel primo caso vengano coinvolte più zone neurali di entrambi gli emisferi mentre nel secondo il cervello si scinde in due, assegnando a ciascun emisfero un singolo compito.

Risulta così che il lobo frontale, che ha funzioni esecutive, non riesce a svolgere più di due mansioni contemporaneamente. Ciò spiegherebbe, secondo Koechlin, come la gente compia scelte e prenda decisioni poco sensate quando stia svolgendo più di un’attività nello stesso momento.

Quello degli scienziati francesi è uno degli interessanti studi che provano che il nostro cervello rende, quindi, molto di più quando gli si dia l’opportunità di concentrarsi su un’unica mansione.

Ciò che viene consigliato, da psicologi ed esperti di management, è di stabilire un tempo massimo per ogni compito che vogliamo portare a termine e, organizzarsi, svolgendo, in ordine di priorità, un compito alla volta: nel farlo, sarebbe bene lasciare da parte gli altri “To do” e qualsiasi cosa possa distrarci.

Se, per esempio, il nostro mestiere prevede che, per recuperare informazioni, si utilizzi molto internet, sarebbe anche buona regola chiudere tutte le finestre che siano aperte, ma che non riguardino l’argomento su cui stiamo lavorando.

Se non tracciamo dei limiti, internet può veramente trasformarsi, in alcuni momenti, da grande e preziosa risorsa in una delle cause di maggiore dispersione della nostra concentrazione, contribuendo negativamente alla nostra gestione del tempo.

Riuscire, quindi, a immergersi, concentrandosi, su un solo compito alla volta, sembra essere il vero segreto per essere efficienti.
Per chi volesse approfondire, ecco le nostre fonti:
www.corriere.it/salute/10_aprile_16/cervello-non-multitasking_eabbf244-494d-11df-af35-00144f02aabe.shtml
news.bbc.co.uk/2/hi/health/8622137.stm